Über die Arbeitsweise des Pfarrgemeinderates
Eine Checkliste
Damit man sich bei der Arbeit im Pfarrgemeinderat wohl fühlt, muss man sich zu Beginn einer Schaffensperiode darüber unterhalten und verständigen, wie man miteinander arbeiten will.
Von Herbert Jagdhuber
Referent im Diözesanrat der Erzdiözese München und Freising
Verständigung beim Start des Pfarrgemeinderates
Bevor man sich in die Arbeit stürzt, sollte man ausmachen, wie man zusammenarbeiten will. Der neue Pfarrgemeinderat (PGR) ist in der Regel ein Kreis von Menschen, die sich noch nicht so gut kennen, zumal wieder- und neu gewählte Mitglieder dabei sind. Gerade da ist es wichtig folgendes anzusprechen und abzuklären:
- Anzahl der PGR-Sitzungen im Jahr
- Wochentag, Ort, Beginn und Ende der Sitzungen
- Gibt es ein geselliges Treffen nach den Sitzungen?
- Wie will ich mich als Mitglied in die Sitzungen einbringen?
- Wie regeln wir die Nichtteilnahme an den Sitzungen?
- Kann ich schon jetzt eventuelle wiederkehrende Gründe für ein Fehlen in der Sitzung (Beruf, Familie et cetera) angeben?
- Was wünsche ich mir vom Umgang miteinander und was will ich dazu beitragen?
Die Pfarrgemeinderatssitzung – eine Aufgabe des Pfarrgemeinderatsvorstandes
Neben den „handgreiflichen“ Tätigkeiten als Pfarrgemeinderat vollzieht sich die Arbeit des Pfarrgemeinderates hauptsächlich in Form von Sitzungen. Das ist das vordringlichste Instrument des Pfarrgemeinderates zur Entwicklung und Umsetzung seiner Ideen und Pläne. Denn vor der Tat steht die Idee und das Wort darüber. Und diese Aufgabe ist vor allem eine Aufgabe des Vorstandes des Pfarrgemeinderates.
Vorbereitung – was gehört dazu?
Das bedeutet eine Überprüfung der letzten Sitzung und deren Ergebnisse: was hat sich seitdem ergeben. Als weiteres muss eine Tagesordnung für die kommende Sitzung aufgestellt werden (siehe unten). Und – vor allem eine Aufgabe der Schriftführung – es sollte aus dem vergangenen Protokoll herausgefiltert werden, was an Vorhaben im Laufen und was abgeschlossen ist.
Durchführung
Sorge um eine lebendige und aktuelle Arbeit des Pfarrgemeinderats:
- Atmosphäre des Miteinanders schaffen
- Wechselseitige Beziehungen fördern
- Gemeinschaftsgefühl entwickeln
- Gruppeninteressen berücksichtigen
- Minderheiten ernst nehmen
- Konflikte bearbeiten
Strukturierung der Pfarrgemeinderatsarbeit
- Bildung von Sachausschüssen oder Projektgruppen, wo notwendig
- Planung von Klausur- und Einkehrtagen
- Erarbeitung von Zielen und Schwerpunkten der Pfarrgemeinderatsarbeit
Protokollarbeit
- Protokollverbesserung des vorhergehenden Protokolls bei der aktuellen Sitzung
- Protokollerstellung nach dem Motto: Was haben wir heute alles ausgemacht beziehungsweise beschlossen?
- Ergebnissicherung von Vorhaben und Ideen für die zukünftige Arbeit
Nachbereitung
- Erstellung des Protokolls der vergangenen Sitzung, das im Prinzip ein Entwurf ist, der in der darauf folgenden Sitzung endgültig verabschiedet wird.
- Öffentlichkeitsarbeit, das heißt, dass das Protokoll jedem PGR-Mitglied zugeleitet werden muss und auch denjenigen Personen in der Pfarrgemeinde, die von Ergebnissen betroffen sind, beziehungsweise Aushang im Schaukasten oder auch Veröffentlichung der wesentlichen Ergebnisse in der örtlichen Presse
- Umsetzung und Überprüfung der Ergebnisse, was bedeutet, dass man immer wieder mal nachfragt, ob die Dinge im Laufen sind
Die Erstellung der Tagesordnung des Pfarrgemeinderates im Vorstand
- Was liegt an bisher noch unerledigten Themen vor?
- Welche Themen kommen von Pfarrgemeinderatsmitgliedern beziehungsweise aus der Pfarrgemeinde?
- Welche aktuellen Themen stehen an aus Kirche, Politik und Gesellschaft?
- Welche Aktivitäten sind im Zuge des Kirchenjahres (Ostern, Weihnachten, Kommunion, Firmung et cetera) zu besprechen?
- Welche Vorhaben will der Vorstand in die Sitzung einbringen?
- Welche Zusatzinformationen sind zu den Tagesordnungspunkten (TOP) der Sitzung zu beschaffen, beziehungsweise wer kann diese einbringen?
Der „rote Faden“ einer Tagesordnung
- Ordnung der Themen nach Schwerpunkten, das heißt die wichtigsten Punkte am Anfang der Sitzung behandeln.
- Festlegung der Besprechungsziele: Zielt der jeweilige TOP auf eine Diskussion hin? Wird nur ein Bericht gegeben? Soll ein Beschluss gefasst werden? Die Besprechungsziele sollten in der Tagesordnung angegeben werden.
- Erstellung eines realistischen Zeitplanrasters, das heißt Angabe in der Tagesordnung, wie viel Zeit man für die jeweiligen Tagesordnungspunkte einplant
- Auswahl geeigneter Methoden und Hilfsmittel zur Umsetzung der Tagesordnung, das heißt: Welche Informationen müssen vorhanden sein und wie werden diese präsentiert?
- Festlegung von Personen für Vorbereitung und Präsentation, das heißt: Wer kann die jeweiligen Themen der Tagesordnung aufbereiten und vorstellen?
- Bekanntgabe der Tagesordnung über die PGR-Mitglieder hinaus in Schaukästen und Presse.
Beispiele für eine ausgearbeitete Tagesordnung können in den jeweiligen Arbeitshilfen für die Pfarrgemeinderäte der einzelnen Diözesen eingesehen werden. Die Arbeitshilfe des Diözesanrates der Erzdiözese München und Freising unter dem Titel „Zeit zur Aussaat“ mit entsprechenden Vorschlägen steht im Internet unter www.dioezesanrat-muenchen.de.
„Arbeitstechniken“ für die Pfarrgemeinderatssitzung
- Angenehme Raumatmosphäre schaffen, das heißt auf Raumtemperatur achten, Lichtsituation berücksichtigen, Kerze als Mittelpunkt des Tisches, sowie Tischschmuck et cetera vorbereiten.
- Gesprächsfördernde Sitzordnung schaffen, das heißt wenn die räumliche Möglichkeit im Pfarrheim gegeben ist, eine Sitzordnung wählen, bei der die, Mitglieder des Pfarrgemeinderates Blickkontakt halten können, also mehr Kreis- oder Ovalform.
- Getränke bereit stellen.
- Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende der Sitzung sowie Einhaltung des Zeitplanes, beziehungsweise wenn abzusehen ist, dass man mit dem Programm in der vorgegebenen Zeit nicht fertig wird, gemeinsam ausmachen, wie lange man überziehen will.
- Nutzung von Medien und Visualisierung von Inhalten, das heißt mit welchen Mitteln kann man Themen und Tagesordnungspunkte für alle leichter vorstellbar gestalten, zum Beispiel Overheadprojektor, Pinnwand, Beamer et cetera.
- Kurze Abschlussreflexion und gemütlicher Ausklang, das heißt kurzes „Blitzlicht“ über Verlauf der Sitzung und lockeres Nachgespräch im geselligen Rahmen.
Sitzungsleitung und Gesprächsführung im Pfarrgemeinderat
Die Leitung der Pfarrgemeinderatssitzung liegt bei dem/der Vorsitzenden, und in der Regel wird auch die Gesprächsführung von den Vorsitzenden wahrgenommen. Sehr wohl kann es manchmal hilfreich sein, wenn weitere Personen aus dem Pfarrgemeinderat die Gesprächsführung übernehmen.
Diskussionsstil im Pfarrgemeinderat
Über den Stil des Gesprächs im Pfarrgemeinderat könnte man viel schreiben. Ich möchte hier nur einen sehr hilfreichen Merksatz anfügen: Wenn jedes Mitglied im Pfarrgemeinderat zu den jeweiligen Themen und Tagesordnungspunkten nur das als Redebeitrag liefert, was zum Thema gehört, und nicht „Geschichten aus aller Welt“ erzählt, dann würde die Dauer der Pfarrgemeinderatssitzungen wesentlich kürzer werden.
Weiterbildung zur Arbeitsweise im Pfarrgemeinderat
Fort- und Weiterbildung zu diesen Themen bieten die Geschäftsstellen der Diözesanräte der bayerischen Diözesen, aber auch, und dies meist sehr intensiv mit praktischer Anleitung, die Katholischen (Kreis-)Bildungswerke der Diözesen an.
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