Der Erfolg einer Besprechung hängt wesentlich von der Vorbereitung einer Sitzung und vom Geschick des Gesprächsleiters ab. Mit den folgenden Tipps gelingen Ihre Pfarrgemeinderats- und Kirchenverwaltungssitzungen.
Wer kennt sie nicht, die Sitzungen, die nicht enden wollen und nach denen sich die Teilnehmer nicht selten fragen: Was haben wir heute eigentlich erreicht? Damit Besprechungen erfolgreich verlaufen, ist in erster Linie der Gesprächsleiter gefordert. Das beginnt bei der Vorbereitung. Alle Teilnehmer, ganz besonders aber der Gesprächsleiter, sollten sich informieren, worum es geht. Brauchen die Teilnehmer im Vorfeld der Sitzung weitere Informationen, die über die Tagesordnung hinausgehen? Sind Unterlagen und Materialien in der Sitzung sinnvoll? Dazu kommt ein realistischer Zeitplan, der nicht zu viele Themen in die Konferenz packt.
Der Gesprächsleiter verhält sich neutral und schafft ein gutes Gesprächsklima. Er sorgt dafür, dass alle, die sich am Gespräch beteiligen wollen, zu Wort kommen können und er kümmert sich darum, dass eine Diskussion nicht aus den Fugen gerät.
- Der Gesprächsleiter eröffnet eine Sitzung und nennt das Thema. In dieser Einführung ist es wichtig, den Teilnehmern den Nutzen zu erläutern, beispielsweise so: „Wenn Sie jetzt von ihren Erfahrungen erzählen, können wir alle davon profitieren und in Zukunft besser beurteilen …“. Die Teilnehmer sollen nicht das Gefühl bekommen, sie sind dem Gesprächsleiter zuliebe zusammengekommen.
Soll die Sitzung gelingen, müssen die Rollen klar verteilt sein. Ein guter Sitzungsleiter verhält sich neutral, nimmt seine eigene Meinung zurück und sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen.
Nach dieser Einführung ins Thema erklärt der Moderator, wie er vorgehen wird und wie lange die Sitzung etwa dauern wird. Sind in der Vergangenheit Sitzungen zeitlich ausgeartet, scheuen Sie sich nicht, eine Endzeit festzulegen. Transparenz ist ganz wichtig, damit die Gesprächsteilnehmer immer wissen, was der Gesprächsleiter gerade vorhat.
- Der Gesprächsleiter überwacht den Zeitplan und die Regeln des Gesprächs. Regeln müssen nicht ausdrücklich vereinbart werden, sie gelten meist unausgesprochen. Dazu gehört, dass ein Gesprächsteilnehmer sich zu Wort melden muss, wenn er etwas in der Runde sagen will. Ebenso kann ihm der Gesprächsleiter das Wort entziehen. Ein guter Gesprächsleiter ist Anwalt der Schwachen, also derer, die sich im Gespräch zurückhalten oder schweigen. Gleichzeitig muss er die „Redelöwen“ oder Vielredner zügeln. Alle sollen zu Wort kommen.
- Der Erfolg eines Gesprächs hängt vom jeweiligen Ziel ab. Soll am Ende eine Entscheidung fallen, muss der Gesprächsleiter dafür sorgen, dass alle das Problem verstehen und ihre Lösungsvorschläge einbringen können.
Den Konsens suchen
Wenn der Gesprächsleiter dafür sorgt, dass das Problem allen klar ist und jeder seine Vorschläge einbringen kann, ist eine einvernehmliche Entscheidung möglich. Abstimmungen haben einen großen Nachteil: Danach versuchen die Verlierer oft die getroffene Entscheidung zu boykottieren. Ein Konsens ist deshalb besser.
Wer seine Aufgabe als Gesprächsleiter ernst nimmt, verhält sich neutral, steuert das Gespräch und hält sich mit der eigenen Meinung zurück. Vielleicht findet er jemanden in der Gruppe, der seine Meinung vertritt.
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